学校コンサルタントが定員割れでお悩みの学校に効果的な学生募集の方法、繁栄するための学校経営、経費削減などについてアドバイスします。
学生募集で効果をあげるための電話応対の方法学生募集では、「電話応対」が重要な位置を占めます。 ところが、ほとんどの学校では、この電話応対に関して おろそかにしています。 「いや、ウチでは、きちんと受付の者がおるので大丈夫。」と言われるかもしれません。 でも、電話というのは不思議なもので、電話が掛かってきて応対している時に限って、また掛かってくるものです。 電話ではなくても、来客中や急ぎの仕事で、受付の職員が手を離せない時もあります。 そんな時、他の職員が代わって直ぐに電話に出る必要があるのですが、 普段、電話に出たことがないものは、職員同士で譲りあい、中々、電話にでようとしません。 電話を掛けた相手からすれば、直ぐに電話に出てもらえないと、嫌な感じがするものです。 電話を待っている間に、いろんなことを想像します。 「ここの学校、どうなっているのかな。」 「職員が少ないのかな。」 「電話にも直ぐに出ないような、いい加減な学校なのかな。」… もし、電話を掛けてきた相手が、受験生からの問合せであったなら、 このように思われたなら最悪です。 受験生が直接、学校に電話を掛けてくるということは、かなり、入学に関して 関心を持ってのことです。 そこまでに至るには、高額な広告費用を掛け、資料を送り、ダイレクトメールを送り、 やっと、学校に関心をもってもらったのですから、並大抵の努力ではないはずです。 というよりも、受験生に電話を掛けさせる、学校見学に来させるために、広告やダイレクトメールを打っているのですから、 すべてを無駄にするような悪い電話対応は考えものです。 このように、結構、電話応対に対しての重要性を認識していないケースは多いものです。 ですから、折角、他の職員が電話に出られたとしても、すぐに入試担当に電話を回すこともあるわけです。 電話を受けた職員にすれば、自分より詳しい入試担当者に回したほうが親切だと思われているのでしょうが、 電話を掛けた相手にすればいい感じを受けないものです。 電話を掛けた受験生にすれば、 「そんな難しいことを聞くのではないのだから、電話に出た人が答えられないのだろうか？」 「勇気をだして電話を掛けたのに、対応が悪いなあ。」 と、とられてしまいます。 学校事務では、電話対応はとても重要です。 特に、学生募集に関しては重要です。 事務室におられる全教職員が、受験生からの電話に対して、 積極的に対応できないといけません。 電話が掛かってきたなら、我さきに電話に出ようとする姿勢が大事なのです。 その行動によって、学生募集にたいする心構えが違ってくるのです。 そんな教職員が電話に出られると、掛けた相手にも気持ちが伝わるものです。 その時、電話を掛けた受験生にすれば、好感を持ち、一度、学校見学に行こうとなるものです。 ところで、どうして電話に出ることから避けようとしているのかといえば、 一つは、学生募集に無関心のため、入学試験や、体験入学、募集に関することを聞かれたなら、 答えられないのではという不安があるからです。 もう一つは、教職員にやる気がないかのどちらかです。 教職員にやる気がないのは別問題ですから、ここでは説明を省きますが、 もう一つの、教職員が学生募集に関することを知らないということは、変えることはできます。 常勤職員には、全体で学生募集に関して勉強会をする必要があります。 学生募集は教職員一人一人が、責任を持って取り組むことであることを理解してもらう必要があります。 そして、「電話応対方法」も指導する必要があります。 この時、「電話応対」のマニュアルを作ることです。 ここに「電話応対」のアイディアをご紹介しますので、ご参考にしてください。 電話に出たときの記入用紙を用意します。 記入用紙の内容 受験生の質問に回答した後、 ○○さん、本校にお電話いただき、大変有難うございます。 本校の校長が、感謝のしるしとして、お電話いただいた受験生の方全員に、 高校生に人気の○○を送らせていただいております。 つきましては、お名前と住所を教えていただけないでしょうか？ 住所は 郵便番号は お名前は、○○ ○○様で間違いありませんでしょうか？ 名前は 最後に、お尋ねしてもよろしいでしょうか？ 本校のことを、どこでお知りになられたでしょうか？ （貴校のケースに合わせて修正してください。） そして、 「お電話有難うございました。今度の入学説明会では、交通費と昼食費をご用意してお待ちしております。」 いかがでしょうか？ こんなマニュアルがあれば、誰でも気分よく電話対応ができるはずです。 受験生が勇気を出して電話を掛けてきた場合は、かなり、入学への関心度が高まっているものです。 そんな受験生を大切に扱うことは、大事なことです。 ところが、学生募集が何かを理解していない学校では、電話がかかってきても、すぐに出ない事もあるわけです。  |
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